Overzicht in je documenten

Een opgeruimd huis straalt rust uit. Dat geldt ook voor je administratie. Hou overzicht in je documenten en zeg vaarwel tegen chaos in je hoofd en je huis.

Herken jij het volgende?

Stapels ongesorteerde papieren verspreid over het huis, een lade die amper nog dicht kan, hoopje(s) ongeopende post, te betalen rekeningen vastgepind aan een prikbord, papieren en documenten op en naast de printer, sorteerbakjes die kreunen onder het gewicht van opgestapelde documenten, garantiebonnen, tientallen handleidingen van apparaten..?

Zoals velen onder ons, heb ik dit ook gekend. Tot ik manlief ontmoette en hij me liet kennismaken met een georganiseerd leven. Dankzij hem heb ik nu overzicht in mijn documenten. Zalig !

Voordat je het overzicht in je documenten verkrijgt, moet je één keer door die zure appel bijten. Hoe pak je dat best aan?

Stap 1 : in categorieën verdelen

• Je verzamelt alle papieren en documenten die in je huis rondslingeren, maar écht alles. Leg ze eventueel samen in de wasmand, die is groot genoeg (hopelijk )
• Als je een dagdeel tijd hebt, verhuis je ermee naar een kamer waar je in alle rust kan sorteren vb. de bureau of je slaapkamer. Een gedekt bed is een goede plaats om papieren te sorteren.
• Je begint met het bepalen van categorieën. (to do, te betalen rekeningen, te klasseren rekeningen, te klasseren documenten, foto’s, tijdschriften, papiermand …) Kies zelf wat best bij jou past.
• Maak vb. kleefnotities voor de categorieën (type Post-It) en leg die verspreid over je bed of vloer.
• Dan ga je SNEL doorheen al je papieren en je legt ze één voor één bij de juiste categorie. Laat je niet verleiden om te beginnen lezen, we houden ons nu bezig met klasseren. Wat je niet meer nodig hebt, mag rechtstreeks naar de categorie “papiermand”
• Als de grote stapel papieren herleid is tot kleinere stapeltjes, zal je zeker al een gevoel van voldoening hebben – ga dus snel verder naar stap 2!

Stap 2 : een klasseersysteem maken

Per categorie maak je een klasseersysteem dat goed aanvoelt. Ik werk persoonlijk graag met ringmappen die ik in de kast kan plaatsen, maar niets verplicht je om mijn voorbeeld te volgen. Je kan ook kiezen voor hangmappen of een ander systeem.

• 

• 

Hieronder vind je een inkijk in mijn systeem:

• een ringmap met belangrijke (officiële) documenten (verzekeringsdocumenten: reisbijstand, huis, hospitalisatieplan, auto, maar ook pensioensparen)
• loonfiches & personenbelasting bewaar ik ook in een ringmap- tot nu toe heeft mijn werkgever nog geen digitaal systeem
• een ringmap voor allerhande facturen die ik wil bewaren. Ook deze zou ik kunnen inscannen en digitaal bewaren.
• een kartonnen map met te betalen rekeningen. Op de flap van die kartonnen map staat het overzicht van de zicht- en spaarrekeningen. 1 x per week kijk ik dit na en betaal ik alle facturen, eventueel met een memodatum in de toekomst.
• een sorteerbakje voor documenten die ik nog moet bekijken.
• een mand met tijdschriften en kranten (in de woonkamer)

Stap 3 : stick to the plan

Hou je voortaan aan je eigen systeem en maak er een goede gewoonte van om je papierwerk onmiddellijk af te handelen. Ontvang je een rekening? Steek die in de juiste map en gooi de envelop weg. Krant uitgelezen? Geef of gooi weg. Folder van de supermarkt verlopen? Papiermand in !
Plan wekelijks een moment in voor je administratie: klassement en betalingen.

Om het overzicht in je documenten te bewaken, is het belangrijk om te weten hoe lang je documenten moet bewaren. Nuttige informatie hierover vind je op de website van Vlaanderen.

Maak 1 x per jaar tijd vrij om opnieuw door je documenten te gaan en papieren die weg kunnen, ook af te voeren.

Heb jij een systeem om het overzicht in je documenten te houden? Laat hieronder gerust een reactie achter, zodat we van mekaar kunnen leren.